In diesem Workshop lernen Mitarbeitende, wie sie Microsoft 365 und Teams effizient nutzen, um ihre Zusammenarbeit zu optimieren. Teilnehmer erhalten praxisorientierte Tipps, um die vielfältigen Funktionen der Tools gezielt einzusetzen – von der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung bis hin zur effektiven Kommunikation in Teams. Der Kurs zeigt auf, wie Arbeitsabläufe durch Automatisierung und strukturierte Arbeitsweisen schneller und produktiver gestaltet werden können. So wird die Effizienz des gesamten Teams gesteigert und die Arbeitsqualität nachhaltig verbessert.

Microsoft 365 und Teams bieten eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, die es Teams ermöglicht, effizient zu kommunizieren, Dokumente zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Eine gezielte Nutzung dieser Tools fördert Produktivität und fördert nahtlose Teamarbeit.

Nutzen für Sie als Unternehmen:

• Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams
• Optimierung von Arbeitsabläufen durch integrierte Tools und Automatisierungen
• Steigerung der Flexibilität und Mobilität der Mitarbeitenden
• Erhöhung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Aufgaben und Projekten

1. Überblick über die Microsoft 365 Suite und deren wichtigsten Anwendungen

• Überblick über die Microsoft 365 Suite und deren wichtigsten Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)
• Microsoft Teams als zentrale Plattform für Zusammenarbeit: Funktionen und Struktur
• Integration von Teams mit anderen Microsoft 365-Anwendungen für nahtlose Arbeitsabläufe
• Vorteile der Microsoft 365 Cloud-Lösungen für eine effiziente Teamarbeit

2. Optimierung der Kommunikation mit Microsoft Teams

• Effiziente Nutzung von Chats, Kanälen und Teams für strukturierte Kommunikation
• Verwaltung und Organisation von Teams: Gruppen erstellen, Mitglieder einladen und Rollen zuweisen
• Kommunikation via @Erwähnungen und Benachrichtigungen für eine zielgerichtete Ansprache
• Umgang mit Emojis, GIFs und anderen Funktionen zur Verbesserung der Kommunikation

3. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Microsoft 365 Integration

• Gemeinsames Arbeiten an Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen in Echtzeit
• Synchronisation von Dateien in OneDrive und Teams für einfachen Zugriff
• Versionierung und Dokumentenmanagement: Änderungen nachverfolgen, wiederherstellen und sicher speichern
• Best Practices für das Speichern und Teilen von Dateien in Microsoft Teams und OneDrive

4. Organisation von Meetings in Microsoft Teams

• Planung und Durchführung von Besprechungen: Teams-Meetings erstellen, Teilnehmer einladen und agendabasierte Meetings führen
• Nutzung von Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Whiteboard und Umfragen während der Meetings
• Tipps zur effektiven Moderation von virtuellen Meetings: Timing, Agenda und Diskussion lenken
• Nachbereitung von Meetings: Aufzeichnungen, Notizen und Aufgaben verwalten

5. Kollaboration in Echtzeit: Nutzung von Microsoft Planner und To-Do

• Aufgaben- und Projektmanagement mit Microsoft Planner innerhalb von Teams
• Erstellen von Aufgabenlisten, Zuweisen von Verantwortlichkeiten und Verfolgen des Fortschritts
• Integration von Microsoft To-Do für persönliche Aufgaben und Prioritäten
• Best Practices für die Verwaltung von Arbeitsabläufen und Projekten in Teams

6. Verbesserte Produktivität mit Power Automate

• Einführung in Microsoft Power Automate zur Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
• Beispiele für Automatisierungen: Benachrichtigungen, Datensynchronisation und Dokumentenerstellung
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von einfachen Workflows und Prozessen
• Anwendung von Power Automate für die Vereinfachung und Beschleunigung der Teamarbeit

7. Zusammenarbeit mit externen Partnern und Gästen

• Einladung und Zusammenarbeit mit externen Benutzern in Teams: Gastzugriff verwalten und Berechtigungen einstellen
• Nutzung von Kanälen für transparente und strukturierte Teamarbeit mit externen Partnern
• Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes bei der Zusammenarbeit mit externen Kontakten
• Tools und Funktionen für das Teilen und Bearbeiten von Dateien mit externen Teammitgliedern

8. Effektive Kalender- und E-Mail-Integration mit Outlook und Teams

• Integration von Microsoft Outlook mit Teams für eine nahtlose E-Mail- und Kalenderverwaltung
• Planung und Synchronisation von Besprechungen und Events zwischen Outlook und Teams
• Nutzung von Teams-Meetings direkt aus dem Outlook-Kalender
• Best Practices für die Verwaltung von E-Mails und Aufgaben durch Outlook und Teams zusammen

9. Sicherheit und Compliance in Microsoft 365

• Überblick über die Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365: Datenschutz, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
• Implementierung von Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorgaben in Microsoft Teams
• Verwenden von Microsoft 365-Admin-Tools zur Überwachung und Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien
• Verwaltung von Dateien und Daten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen

10. Best Practices für die langfristige Nutzung von Microsoft 365 & Teams

• Tipps zur effizienten und langfristigen Nutzung von Microsoft 365 und Teams im Arbeitsalltag
• Optimierung von Workflows und Prozessen durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildung
• Nutzung von Microsoft 365-Updates und neuen Funktionen zur kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit
• Förderung einer produktiven und kollaborativen Unternehmenskultur durch effektiven Einsatz von Microsoft Teams und Microsoft 365

‍